La legalizzazione di firma è definita come “l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa”.
La legalizzazione certifica, dunque attesta legalmente, l’autenticità di un documento e rende lo stesso valido in un Paese estero, certificando l’autorità e l’autenticità della firma apposta dal funzionario.
Questo requisito viene richiesto per atti, certificati e documenti formati in Italia affinché abbiano valore in un Paese estero e per atti, certificati e documenti formati all’estero affinché abbiano valore in Italia.
Come posso legalizzare un documento?
Per l’estero
In assenza di accordi internazionali più favorevoli, gli atti, certificati e documenti formati in Italia e da far valere all’estero devono subire di solito un doppio procedimento di legalizzazione: il primo avviene tramite l’organo italiano competente (a cura della Procura della Repubblica, della Prefettura o della Camera di Commercio) ed il secondo da parte delle rappresentanze estere competenti, a seconda dello Stato di destinazione.
Per l’Italia
L’obbligo di legalizzare un documento ufficiale estero in Italia è regolato dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 – “Testo unico delle disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”. Tutti i documenti stranieri che devono essere utilizzati nel nostro Paese, prodotti in qualsiasi Stato aderente alla Convenzione dell’Aja, devono recare il timbro che certifichi l’autenticità della firma presente in un atto pubblico, nonché la qualità con cui agisce il funzionario che lo sottoscrive.
La semplificazione burocratica
L’Apostille è una speciale attestazione, prevista dalla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 (cui hanno ormai aderito più di 115 Paesi), concernente l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici e documenti stranieri, che viene apposta sotto forma di timbro, foglio allegato, adesivo o altro ancora, la quale garantisce l’autenticità dell’atto pubblico e la qualità legale dell’Autorità rilasciante.
Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione, la legalizzazione è sostituita quindi da questa “postilla”, pertanto non è più necessario recarsi presso la Rappresentanza consolare italiana e chiedere la legalizzazione, ma basta rivolgersi all’autorità competente interna designata da ciascuno Stato per ottenere l’apposizione dell’Apostille sul documento (l’autorità estera competente è indicata nell’atto di adesione alla Convenzione stessa, solitamente si tratta del Ministero degli Esteri).
Così perfezionato, il documento viene riconosciuto in Italia.