4 suggerimenti per ridurre i costi di traduzione

Parliamo degli strumenti di scrittura tecnica che supportano il riutilizzo dei contenuti.

Se produci molti contenuti tecnici, come manuali di istruzioni e guide di avvio rapido, è probabile che parte dello stesso contenuto si trovi in ​​più di un manuale. Ad esempio, un’attività per un prodotto potrebbe funzionare allo stesso modo per prodotti diversi e tale attività si trova in cinque diversi manuali del prodotto. Se diversi scrittori lavorano su questi cinque manuali, potresti trovare cinque diversi modi per descrivere come svolgere l’attività. Potrebbe non essere un grosso problema se si utilizzano solo manuali inglesi. Tuttavia, se traduci questi contenuti in più lingue, risulteranno cinque diverse versioni, il che si traduce in costi più elevati e tempi più lunghi per completare il lavoro. Quando si scrive per traduzioni di documenti tecnici, si desidera scrivere il contenuto una volta, tradurlo una volta e riutilizzarlo più volte. Questo si chiama riutilizzo dei contenuti. 

Il riutilizzo dei contenuti consente di:

  • Ridurre i tempi di scrittura poiché scrivi il contenuto una volta e lo usi in più punti.
  • Aumentare la coerenza all’interno dei documenti e tra i set di documentazione.
  • Ridurre i costi di traduzione; il contenuto è archiviato in una memoria di traduzione ed è disponibile per i traduttori, il che consente di risparmiare tempo e denaro.
  • Diminuire il “time to market”, consentendoti di guadagnare quote di mercato e generare maggiori entrate.

Molto probabilmente, puoi riutilizzare il contenuto in una certa misura, specialmente per la terminologia. Potresti avere un piccolo set di contenuti, come ad esempio avvisi o messaggi di errore, che è lo stesso nei tuoi manuali. Oppure potresti avere una quantità più significativa di contenuti, come procedure o informazioni sulla risoluzione dei problemi, che è la stessa nei vari manuali. Vale la pena fare un’analisi dei contenuti e verificare in che misura vengono riutilizzati e dove si trovano. Dopo aver effettuato tale analisi, avrai una migliore comprensione di quanto materiale riutilizzi e potrai esaminare i modi per implementare una strategia di riutilizzo dei contenuti.

Inoltre è possibile utilizzare diversi approcci e strumenti per implementare una strategia:

1. Impostare manualmente una strategia di riutilizzo dei contenuti.

È possibile creare una strategia di riutilizzo manuale dei contenuti utilizzando uno strumento di creazione come Microsoft Word. In questo caso, creerai un documento principale che acquisisce qual è il contenuto e dove risiede. Quando crei o modifichi contenuti, fai riferimento al documento, quindi taglia e incolla manualmente i contenuti riutilizzati nel nuovo documento. Questa opzione richiede più tempo rispetto ad altri approcci, ma offre comunque vantaggi in termini di riutilizzo dei contenuti, come costi di traduzione e tempi di immissione sul mercato ridotti.

2. Diventare autore in XML utilizzando un approccio di scrittura strutturato.

Un altro approccio al riutilizzo dei contenuti è la scrittura strutturata, che si concentra sul contenuto come argomenti. In questo scenario, si crea contenuto in un linguaggio di markup strutturato utilizzando un editor XML, come oXygen XML Editor, XMetaL o Arbortext Editor e si segue uno standard di scrittura. Per pubblicare un documento, avrai anche bisogno di altri strumenti come un CCMS, che è descritto di seguito.

Un grande vantaggio della creazione in XML è che non è prevista alcuna formattazione e, pertanto, non avrai addebiti per la pubblicazione desktop (DTP) della tua società di traduzione tecnica. Con XML, imposti un foglio di stile basato sulle regole che stabilisci per ogni lingua. Quando sei pronto per pubblicare un documento, seleziona semplicemente il foglio di stile che desideri utilizzare per quella lingua e pubblichi il documento. Non avere addebiti DTP è un notevole risparmio sui costi di traduzione. Inoltre, consente agli autori di concentrarsi sul contenuto stesso senza dover dedicare tempo alla formattazione. Anche se non è un processo facile o veloce, ci sono molti vantaggi e casi d’uso in cui ha davvero senso farlo.

3. Selezionare un Component Content Management System (CCMS) per gestire il contenuto.

Un CCMS consente di gestire il contenuto a livello di componente, ovvero ogni singolo argomento, anziché a livello di documento. Se stai creando in XML, ti consigliamo di utilizzare un CCMS, che ti consente di gestire tutto il contenuto e le relazioni tra argomenti, mappe e grafica. Un CCMS e uno strumento di creazione consentono di unire i componenti del contenuto per creare un documento e pubblicare il contenuto utilizzando un foglio di stile per la formattazione. Esistono oggi diversi tipi di CCMS sul mercato, come Vasont e IXIASOFT, che offrono una vasta gamma di funzionalità.

4. Creare un glossario.

Un altro strumento da cui dovresti trarre vantaggio è un glossario. Una best practice per la traduzione è quella di preparare un glossario di termini inglesi (ovvero, termini utilizzati in modo coerente in un documento come nomi di prodotti, termini di settore, ecc.). I traduttori tradurranno i termini e li faranno approvare dai revisori nazionali. Quando il progetto di traduzione è pronto, questi termini saranno già inseriti nel progetto, facendo risparmiare tempo e denaro ai traduttori.

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